בלוג

מכירים את התחושה הזו שאתם מתעוררים בבוקר, שותים את הקפה הראשון שלכם, מבטיחים לעצמכם שהיום אתם הולכים "לטרוף את העולם", ואז… ממצמצים פעמיים והשעה כבר חמש אחר הצהריים?

התיבה מוצפת במיילים, משימות החובה נדחו שוב למחר, ומצאתם את עצמכם גוללים ברשתות החברתיות במשך שעה במקום לסיים את הפרויקט ההוא שיושב לכם על הווריד.

אם התסריט הזה נשמע לכם מוכר עד כאב, קודם כל תנשמו עמוק. אתם ממש, אבל ממש, לא לבד.

כולנו חיים באותו עולם קצבי, מטורף, עמוס בגירויים בלתי פוסקים ותובעני להחריד.

אבל מה אם הייתי אומר לכם שהבעיה האמיתית היא לא שאין לכם מספיק שעות ביממה, אלא פשוט שאין לכם את המערכת הנכונה לנהל אותן?

לאורך השנים יצא לי לחקור, לקרוא, לנתח וליישם מאות שיטות שונות לייעול העבודה. חלקן היו מצוינות, חלקן היו… ובכן, בזבוז זמן מוחלט.

כאן במגזין Livro (ליברו), החלטנו להרים את הכפפה ולעשות עבורכם סדר בבלאגן.

זיקקתי עבורכם את הרשימה האולטימטיבית של הספרים הכי פרקטיים, נגישים ומשני חיים בתחום.

כאלה שלא רק זורקים עליכם תיאוריות באוויר, אלא נותנים לכם כלים ברורים, צעד אחר צעד, כדי לקחת בחזרה את השליטה על הלו"ז שלכם, על השפיות שלכם, ועל החיים שלכם.

מוכנים להפסיק לרדוף אחרי השעון ולהתחיל לגרום לו לעבוד בשבילכם? בואו נצלול פנימה.

הפילוסופיה של הזמן: למה אנחנו בכלל צריכים ספרים בשביל זה?

לפני שאנחנו קופצים להמלצות עצמן, חשוב להבין משהו עקרוני מאד לגבי ניהול זמן.

זמן הוא המשאב הדמוקרטי ביותר בעולם. לביל גייטס, לאופרה וינפרי, לי ולכם – לכולנו יש בדיוק 24 שעות ביממה. לא דקה אחת יותר, לא דקה אחת פחות.

אז איך זה שיש אנשים שמספיקים להקים אימפריות, לבלות עם המשפחה, לעשות ספורט ולקרוא ספרים, בזמן שאחרים בקושי מספיקים לענות על חמישה מיילים ביום?

התשובה טמונה במילה אחת פשוטה: מערכת.

הטעות הגדולה ביותר שאנחנו עושים

רוב האנשים סומכים על הזיכרון שלהם או על כוח הרצון שלהם כדי לנהל את היום.

זו טעות אסטרטגית. כוח רצון הוא כמו סוללה של סמארטפון – הוא נטען בלילה, אבל הולך ומתרוקן ככל שהיום מתקדם.

הספרים שנציג כאן לא נועדו לחזק לכם את כוח הרצון. הם נועדו לעזור לכם לבנות סביבה והרגלים שבהם אתם בכלל לא צריכים להשתמש בכוח הרצון שלכם.

1. עבודת עומק (Deep Work) – קאל ניופורט: המדריך לריכוז בעולם מוסח

אם יש ספר אחד שאני תמיד מחלק לאנשים שאומרים לי "אין לי זמן", זה הספר הזה.

קאל ניופורט עושה עבודה מבריקה בהפרדה בין שני מושגים קריטיים: עבודת עומק ועבודת רדיד.

עבודת רדיד היא כל אותן משימות טכניות שלא באמת מקדמות אותנו: לענות למיילים, להשתתף בפגישות חסרות תכלית, או לסדר את השולחן.

עבודת עומק, לעומת זאת, היא המקום שבו הקסם קורה. זו העבודה שדורשת ריכוז מקסימלי, מייצרת ערך אמיתי, ומשפרת את היכולות שלנו.

3 כללי ברזל מתוך הספר שאפשר ליישם היום:

• חסמו זמן לעומק: אל תחכו שיהיה לכם זמן פנוי, כי לעולם לא יהיה. קבעו ביומן שעתיים ברזל בכל יום, שבהן אתם מנותקים מהעולם.
• התנתקו מהרשתות: הספר לא אומר שאתם חייבים למחוק את האינסטגרם, אבל הוא מציע גישה קפדנית יותר לגבי מתי ולמה אתם נכנסים לשם.
• אמצו את השעמום: אנחנו כל כך מורגלים לגירויים, שברגע שיש לנו דקה פנויה בתור לסופר, אנחנו שולפים את הטלפון. ניופורט מציע לתת למוח שלנו לנוח. משם מגיעים הרעיונות הכי טובים.

קריאת הספר הזה תגרום לכם להבין ששעתיים של עבודת עומק שוות יותר מיום שלם של "התעסקות" בעבודת רדיד.

2. הרגלים אטומיים (Atomic Habits) – ג'יימס קליר: לשנות את הכל בצעדים זעירים

אני יודע מה אתם חושבים עכשיו: "רגע, זה בכלל לא ספר על ניהול זמן!".

ובכן, תרשו לי לאתגר אתכם. ניהול זמן הוא, בסופו של דבר, ניהול של ההרגלים שלנו.

אם יש לכם הרגל לגלוש באתרי חדשות כל בוקר במשך שעה, שום פנקס משימות יוקרתי לא יעזור לכם. ג'יימס קליר יצר את מה שהוא ללא ספק יצירת המופת המודרנית של בניית הרגלים.

היופי בספר הזה הוא הגישה הסופר-פרקטית שלו. הכל סובב סביב הרעיון שאנחנו לא צריכים שינויים דרסטיים כדי לראות תוצאות, אלא שיפורים של אחוז אחד בכל יום.

איך "הרגלים אטומיים" יחסוך לכם זמן?

קליר מציג שיטה גאונית שנקראת "הערמת הרגלים" (Habit Stacking).

במקום לנסות לדחוף הרגל חדש ללו"ז העמוס שלכם, אתם פשוט "מלבישים" אותו על הרגל קיים.

למשל: "אחרי שאני מוזג את קפה הבוקר שלי (הרגל קיים), אני אכתוב את 3 המשימות החשובות שלי להיום (הרגל חדש)".

הספר הזה מלמד אתכם לעצב את הסביבה שלכם כך שהדבר הנכון לעשות יהיה הדבר הקל ביותר לעשות. כשזה קורה, אתם חוסכים עשרות שעות של מאבק פנימי בכל שבוע.

3. בלע את הצפרדע! (Eat That Frog) – בריאן טרייסי: טיפול בהלם לדחיינות

עם כותרת כזו אי אפשר להישאר אדישים. בריאן טרייסי לקח ציטוט מפורסם של מארק טוויין, שאמר שאם הדבר הראשון שאתם עושים בבוקר הוא לבלוע צפרדע חיה, אתם יכולים לעבור את שאר היום בידיעה שהגרוע מכל כבר מאחוריכם.

ה"צפרדע" בספר הזה היא המשימה הכי גדולה, הכי קשה והכי חשובה שלכם לאותו יום.

זו בדיוק המשימה שאתם נוטים לדחות, זו שגורמת לכם ללכת להכין עוד קוס קפה, לסדר את המגירה של הגרביים או לבדוק מה מזג האוויר בטוקיו רק כדי לא להתמודד איתה.

למה השיטה הזו כל כך מבריקה?

כי היא מבוססת על פסיכולוגיה אנושית בסיסית. כשאנחנו דוחים משימה גדולה, היא שואבת מאיתנו אנרגיה נפשית לאורך כל היום. היא יושבת לנו כמו עננה שחורה מעל הראש.

ברגע שאתם מסיימים אותה כבר בבוקר, אתם חווים פרץ אדיר של אנדורפינים ותחושת מסוגלות שצובעת את כל המשך היום שלכם בצבעים של הצלחה.

• תכנון מראש: טרייסי ממליץ לזהות את הצפרדע שלכם כבר בערב שלפני.
• פירוק משימות: אם הצפרדע גדולה מדי, חתכו אותה לביסים קטנים ונוחים לבליעה.
• ללא תירוצים: עשו זאת לפני שאתם פותחים את המייל או מסתכלים בווטסאפ.

4. לגרום לדברים לקרות (Getting Things Done – GTD) – דיוויד אלן: האנציקלופדיה של הסדר

הספר הזה נחשב ל"תנ"ך" של עולם ניהול הזמן, ולא בכדי. דיוויד אלן פיתח שיטה שלמה שיכולה לקחת אדם שנמצא בכאוס מוחלט ולהפוך אותו למכונת פרודוקטיביות משומנת היטב.

ההבטחה המרכזית של הספר היא מדהימה: אפשר לעבוד ברמות הגבוהות ביותר של אפקטיביות, ועדיין להישאר רגועים, שלווים ובשליטה מלאה.

איך עושים את זה? הכל מתחיל בהבנה שהמוח שלנו נועד לייצר רעיונות, לא לאחסן אותם.

ה"מוח החיצוני" שלכם

אלן טוען שכל עוד אנחנו מנסים לזכור בראש שאנחנו צריכים לקנות חלב, לשלוח הצעת מחיר ללקוח ולהתקשר לאמא – אנחנו סובלים מלחץ וסטרס.

השיטה שלו בנויה על תהליך שיטתי של "איסוף" – להוציא הכל מהראש אל מערכת חיצונית אמינה (זה יכול להיות מחברת, אפליקציה או אפילו קלסר), ואז לעבד את המידע הזה בצורה הגיונית.

כלל שתי הדקות המפורסם

אחד הכלים הכי אהובים ושימושיים בספר הזה הוא כלל שתי הדקות. הכלל אומר דבר פשוט: אם מגיעה לידכם משימה שלוקח פחות משתי דקות לבצע אותה (למשל, לאשר פגישה ביומן או לשים מכתב בתיבת הדואר), אל תכתבו אותה. אל תתכננו אותה. פשוט עשו אותה באותו רגע!

הכלל הקטן הזה לבדו יכול לנקות לכם עשרות משימות קטנות ומעיקות מהרשימה היומית, ולתת לכם תחושה של התקדמות מטורפת.

5. העיקר (Essentialism) – גרג מקיאון: האמנות של להגיד "לא"

אם הספרים הקודמים לימדו אותנו איך לעשות את הדברים מהר יותר וטוב יותר, גרג מקיאון מגיע ושואל שאלה פרובוקטיבית: למה אנחנו בכלל עושים את הדברים האלה?

אנחנו חיים בתרבות שמקדשת את ה"עוד". עוד פרויקטים, עוד מחויבויות, עוד פגישות. אנחנו מאמינים שאם רק נתאמץ קצת יותר, נוכל לעשות הכל.

הספר העיקר (או באנגלית Essentialism) מציע פרדיגמה שונה לחלוטין: פחות, אבל טוב יותר.

איך להפסיק לרצות את כולם ולהתחיל לחיות

ניהול זמן אמיתי לא מתחיל ביומן, אלא בקבלת החלטות. מקיאון מסביר שכאשר אנחנו לא בוחרים בעצמנו על מה להוציא את האנרגיה שלנו, אנשים אחרים (בוסים, לקוחות, חברים) יעשו את הבחירה עבורנו.

הספר מלא בכלים נפלאים שעוזרים לזהות מהם הדברים המעטים שבאמת מייצרים עבורנו ערך מוחלט, ואיך לקלף מאיתנו באלגנטיות את כל השאר.

• היכולת לסרב: תלמדו איך להגיד "לא" בצורה מכבדת שלא שורפת גשרים, אבל שומרת על הגבולות שלכם.
• הבדיקה המחמירה: אם זה לא "כן מוחלט!", זה צריך להיות "לא".
• יצירת מרווחי נשימה: השארת חללים ריקים בלו"ז היא לא בזבוז זמן, היא חמצן למוח שמאפשר חשיבה יצירתית.

6. Make Time – ג'ייק נאפ וג'ון זראצקי: ניהול זמן בעולם הדיגיטלי

שני המחברים של הספר הזה עבדו במשך שנים בגוגל ובחברות טכנולוגיה גדולות. הם היו חלק מהצוותים שתכננו את האפליקציות ששואבות לנו את תשומת הלב היום.

בדיוק בגלל זה, הספר שלהם מרתק כל כך. הם מבינים מבפנים איך הטכנולוגיה פועלת עלינו, והם מציעים שיטה קלילה, כיפית ומאוד לא נוקשה כדי להחזיר לעצמנו את השליטה.

ה"היילייט" של היום שלכם

הבסיס של השיטה שלהם מבוסס על בחירת "שיא" (Highlight) יומי אחד. בניגוד לשיטת ה"צפרדע" של בריאן טרייסי, השיא הזה לא חייב להיות משימת העבודה הכי קשה שלכם.

זה יכול להיות בישול ארוחת ערב עם בן/בת הזוג, כתיבת פרק בספר שאתם חולמים להוציא, או סיום המצגת לדירקטוריון.

הרעיון הוא שאם בסוף היום אתם מסתכלים אחורה ויכולים לומר "היום עשיתי את ההיילייט שלי", היום הזה מוגדר כהצלחה.

בנוסף, הספר עמוס בעשרות טיפים, טריקים וטקטיקות קטנות להתמודדות עם הסמארטפון, הנטפליקס ותיבת הדואר הנכנס. הם קוראים לזה "הגדרת ברירות מחדל חדשות", וזה פשוט עובד כמו קסם.

איך לבנות מתוך כל זה את מערכת החלומות שלכם?

קראתם את התקצירים, התלהבתם, והדחף הראשוני שלכם עכשיו הוא לרוץ לקנות את כל הספרים, לקרוא אותם בסוף שבוע אחד ולשנות את חייכם ביום ראשון.

עצה ממני? אל תעשו את זה.

הסוד האמיתי להטמעת הרגלי ניהול זמן הוא הדרגתיות. אין מערכת אחת שמתאימה לכולם באופן מושלם. מה שעובד ליזם רווק שעובד מהבית לא יעבוד לאמא לשלושה שעובדת במשרד סואן.

החוכמה היא לקחת קצת מכל דבר, ממש כמו בבופה עשיר ואיכותי, ולהרכיב את הצלחת המדויקת שלכם.

תוכנית פעולה מומלצת:

בחרו ספר אחד מהרשימה שהכי הדהד לכם. אם אתם מרגישים שאתם דחיינים כרוניים, אולי כדאי להתחיל עם "בלע את הצפרדע". אם הבעיה שלכם היא הסחות דעת טכנולוגיות, קחו את "עבודת עומק".

קראו את הספר בנחת, סמנו משפטים שאהבתם, ויותר חשוב – קחו עיקרון אחד בלבד ויישמו אותו במשך שבוע שלם.

ראיתם שזה עובד? מעולה. הוסיפו עיקרון נוסף. הרגשתם שזה לא מתאים לאופי שלכם? תשחררו באהבה ועברו לכלי הבא.

זכרו תמיד שהמטרה של ניהול זמן היא לא להפוך לרובוטים נטולי רגש שמתקתקים משימות בקצב של מכונת ירייה.

המטרה האמיתית, והעמוקה ביותר, היא לפנות לכם זמן כדי לעשות את הדברים שאתם באמת אוהבים, עם האנשים שאתם באמת אוהבים.

שאלות ותשובות שחשוב להכיר (FAQ)

כדי לוודא שאתם יוצאים מהמאמר הזה עם אפס סימני שאלה, ריכזתי עבורכם את השאלות הנפוצות ביותר שאני נתקל בהן כשזה מגיע לספרות של פיתוח אישי וניהול הזמן.

האם אני באמת צריך לקרוא את כל הספרים ברשימה?

ממש לא. כפי שציינתי קודם, עודף מידע יכול להוביל לקיפאון ובלבול. בחרו את הספר שנוגע בנקודת הכאב הכי גדולה שלכם כרגע. אם אתם מוצפים במשימות, התחילו עם GTD. אם אתם מרגישים שאתם פשוט לא מצליחים להתרכז, לכו על "עבודת עומק". צעד אחר צעד.

איזה ספר נחשב להכי קליל ומתאים למתחילים?

הספר Make Time נכתב בצורה הכי מודרנית, קלילה, ועם המון חוש הומור. הוא לא מרגיש כמו "ספר לימוד" כבד, אלא יותר כמו שיחה עם שני חברים חכמים שיודעים איך לעזור לכם להירגע וליהנות מהיום שלכם.

תוך כמה זמן אוכל לראות שינוי בלו"ז שלי?

שינויים קטנים יכולים לקרות באופן מיידי. למשל, יישום של "כלל שתי הדקות" ינקה לכם את השולחן כבר מחר בבוקר. עם זאת, בנייה של מערכת אמינה ושינוי הרגלי חיים (כמו עבודת עומק) לוקחים בדרך כלל בין 21 ל-60 ימים של התמדה. סבלנות היא שם המשחק פה.

האם השיטות האלו רלוונטיות גם להורים צעירים בסביבה כה כאוטית?

שאלה מצוינת. לחלוטין כן! דווקא כשאין לכם שליטה מלאה על הלו"ז (כי הילד חולה, או שהגן נסגר מוקדם), החשיבות של להיות מפוקסים בזמן שכן עומד לרשותכם עולה פלאים. ספרים כמו "העיקר" יעזרו לכם לסנן רעשי רקע מיותרים ולשמור אנרגיה למשפחה.

אני עובד במשרד שבו כל דקה מישהו נכנס לי לחדר. איך אפשר ליישם עבודת עומק?

זה אתגר ידוע, אבל פתיר. הפתרון הוא בדרך כלל תיאום ציפיות. אפשר להגדיר "שעות שקטות" מוסכמות במשרד, או לשים אוזניות גדולות שמשדרות לסביבה שאתם כרגע לא פנויים. גם אם תצליחו לחצוב רק 45 דקות של שקט טוטאלי, זה שווה זהב.

האם עדיף לנהל את המשימות באפליקציה או על נייר?

זה לחלוטין עניין של העדפה אישית. דיוויד אלן (GTD) טוען שהמדיום לא משנה, כל עוד המערכת אמינה וזמינה לכם תמיד. יש אנשים שצריכים את התחושה הפיזית של מחיקת שורה מדף נייר, ויש כאלה שחייבים שהכל יהיה מסונכרן להם בנייד. בדקו מה עובד לכם ודבקו בזה.

מה עושים כשנופלים חזרה להרגלים הישנים?

סולחים לעצמנו, וממשיכים הלאה. ניהול זמן הוא שריר שצריך לאמן. יהיו ימים שבהם תעשו הכל לפי הספר, ויהיו ימים שבהם תרבצו מול הטלוויזיה ארבע שעות ברצף. זה אנושי, זה טבעי, וזה בסדר גמור. המפתח הוא פשוט לחזור למסלול ביום למחרת בלי ייסורי מצפון מיותרים.

מחשבה אחרונה על החיים, על זמן ועל קריאת ספרים

אם הגעתם עד לכאן, זה אומר דבר אחד פשוט: אכפת לכם מהזמן שלכם. אתם מבינים שכל יום שעובר לא יחזור לעולם, ואתם רוצים להוציא ממנו את המיטב.

וזו, חברים, תחילתה של הדרך להצלחה.

הספרים שסקרנו כאן במגזין ליברו הם הרבה יותר מאסופת דפים כרוכים. הם מפת דרכים. הם מכילים ניסיון חיים, מחקרים פורצי דרך ותובנות פסיכולוגיות עמוקות של טובי המוחות בעולם.

אתם לא צריכים להמציא את הגלגל מחדש. אנשים אחרים כבר עשו את הטעויות, חקרו, בדקו, וכתבו לכם את התשובות בצורה ברורה ומאירת עיניים.

כל מה שנשאר לכם לעשות זה לבחור את הספר שלכם, למזוג לעצמכם כוס קפה או תה טוב, להתרווח בכורסה, ולהתחיל לקרוא את הדרך שלכם לחיים רגועים, פרודוקטיביים ושמחים הרבה יותר.

קריאה מהנה, ותזכרו – הזמן שלכם יקר, נהלו אותו בחוכמה ובאהבה רבה לעצמכם.